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3-3 効果的なプレゼンテーション ―文章の線状性

3 効果的なプレゼンテーション ―文章の線状性

 今や民間企業のみならず、行政職員にもプレゼンテーション能力が求められている。その背景には、

  1. 行政の説明責任の必要性
     専門用語ばかりの文字資料の棒読みではなく、ビジュアルでわかりやすい説明ができる力が求められている
  2. 政策形成能力の必要性
     膨大な資料説明のための会議ではなく、簡潔な説明と徹底した議論の場にするための提案力が求められている
  3. コミュニケーションの必要性
     「個」の時代に、積極的傾聴、相手の立場に立った発想が求められている

ことがある。

 そもそもプレゼンテーションとは、<(情報の)送り手が望む方向に、受け手の行動変容を図るために、企画・報告などの提案を直接的、効果的に伝達する方法>と言われている。
 つまりその成果は、例えば製品情報に関するプレゼンテーションの結果、受け手が実際にその製品を買う、ということである。(株式会社CSK『表現技術と講師トレーニング』 2002年2月)

 そのため、オフィシャルな場でのプレゼンテーションは、思いつくままに話せばいいというものではなく、情報を正しく効果的に伝える必要がある。その点で、話し言葉ではあっても日常会話とは異なり、書き言葉に近いと思われる。

 では、プレゼンテーションのポイントとなる効果的な話し方とはどのようなものか。
 一般的には次のようなことが挙げられる。

  1. NLCの法則
    • N(Numbering) 番号付け
       例)「1点目は・・・・。2点目は・・・。」
    • L(Labeling) 見出し付け
       例)「・・・が対象者です。」→「対象者ですが、・・・」
    • C(Claim) 主張・内容
       例)「入社4年目以上の全社員を年俸制とする。」
  2. ロードマップ(話の目次)
      例)「ポイントは全部で3点です。まず1点目は、・・・」
  3. 外来語、専門用語はなるべく避ける(必要な場合は定義付け、共通理解をしておく)
  4. 情報(事実を伝える)と意見(判断を伝える)、情感(気持ちを伝える)を区別する

などである。(株式会社CSK『表現技術と講師トレーニング』 2002年2月)

 文を作っている単語(や形態素)は、必ず一列に並べられる。
 この性質を「線状性」と呼び、例え個々の単語の意味がわかっていても、文の構造がわかりにくいと、文の構造を推測しながら読み進めなくてはならないので、<伝えられる事柄の内容を早く限定したほうが伝達の効率が高い>と町田健は指摘する。(町田健 編・著『言語学のしくみ』研究社 2001年11月15日)

 プレゼンテーションは話し言葉だが、文章の線状性が及ぼす影響は書き言葉も同様であり、わかりやすい文章の基本は同じであると私は考えている。

 なお、プレゼンテーションソフトのMicrosoft PowerPointで原稿を作成する際には、Microsoft Office Word(ワープロソフト)で設定したアウトラインを読み込んで、見出し毎にスライドを分けて自動的に作成してくれる機能がある。

 Microsoft Office Wordで文章を作るときも、見出しを設定する機能がついており、正しく設定すると自動的に目次を作成してくれる。
 メニューバーの「表示」にある「見出しマップ」をクリックすると、作成中の文章の横に、見出しの一覧がその階層ごとに表示され、これが文章全体のアウトラインとなる。

 これは、スライドを作る手間が省けるというよりもむしろ、わかりやすい話し方ができるための機能と私は考えている。

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flairこんなお話も含めて、セミナーを開催します。

 全国の行政職員の方、もし興味をもたれたら、セミナーにご参加いただき、一緒に考えませんか。

■日本経営協会 公開セミナー
地方自治体のためのホームページ活用講座

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