『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』読者プレゼント

令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』(学陽書房)のサイトを作りました😊

 

読者プレゼントもご用意しました。

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上司の指示が正しいのかどうか判断できずに困っています

敬語の使い方で、上司に修正するよう言われました。

この書き方で合っているのでしょうか?

こんな質問をいただきました。

(あまり具体的に書いてしまうと、個人が特定されてしまうので、ここでは伏せておきます)

22254988

私は、「上司の指示が変だなぁ」とは思ったのですが、それは、質問者も感じていることなので、次のようにお答えしました。

どうしてそうなるのか理由がわかりかねますが……

上司の方の判断なので、「なぜそうするのか」を聞いてみてはどうでしょう。

「向学のために教えてください」

とか

「後輩の指導のためにご教示ください」

と聞けば、失礼はないかと思います。 

この、「理由、根拠を聞く」ということは非常に重要です。

「なんとなく、こっちのほうがいいから」

といった主観的、抽象的な理由であれば、上司の判断が間違っている可能性もあります。

 

「社内のマニュアルに書いてあるから」

という理由の場合も、そのマニュアルが間違っているおそれも。

実際、大企業でも、敬語の誤用が多数、見られるケースがあります。

おそらく、社内の敬語マニュアルが間違っているのだと思います。

私がコンサルティングや研修でかかわった企業のマニュアルも、やはり間違いがありました。

 

そのため、拙著『令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』(学陽書房)の説明部分をお示しして、

「国語のルールではこうなっているようなのですが、いかがでしょうか」

と、上司に話してみるといいと思いますよ。

勇気のいることかもしれませんが、あなたの勇気が、社内マニュアルの改善につながる可能性もあります。

あなたには、私(の本)がついています。

頑張って!

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新「公用文作成の要領」に意見を送ってみました

新「公用文作成の要領」パブコメ開始

「パブコメ」とは、「パブリックコメント」の略です。
これは、広く意見を募集する制度です。

このたび、ついに、
「新「公用文作成の要領」(仮)」(案)
のパブコメ(意見募集)が始まりました!

(2021年12月21日〆切)

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私の予想どおり、

 

オリパラが終わり、
コロナが落ち着き、
新しい総裁も決まったし、
そろそろやるかー

 

……って感じだと思います(笑)

 

パブコメの後は……

今年3月に国語の専門家会議から出た報告書は、
このパブコメという儀式を経て、


「国民の意見を聴いた、同意を得た」

とみなされて、
(軽微な)加除訂正をした最終版ができあがり、
国として認めた正式版となるわけです。

※私は、文化庁所管の「文化審議会国語分科会」を
「国語の専門家会議」と呼ぶことにしています。
コロナの専門家会議に似せて、
わかりやすさ、親しみやすさを狙っています。

 

そうなると、今後、行政はもちろん、
民間の公式文章の書き方にも影響があるでしょう。
また、義務教育の教科書も変わるでしょう。

「新「公用文作成の要領」」を読んでみた

ということで、さっそく私も、
「新「公用文作成の要領」」を
読んでみました。

これは、3月の報告書のうち、
新しい「公用文作成の要領」(案)の部分が本体に、
報告書本体が、付録の解説となっています。
内容的に大きな変更はありませんでした。

ただ、ちょっと気になる点がいくつかあったので、
意見を送りました。

その内容を、ここで公開しちゃいます~

「新「公用文作成の要領」(仮)」(案)に関する小田の意見

【1】「新「公用文作成の要領」(仮)(案)」に対する意見

(1) 「Ⅱ 用語の使い方」の「6 文書の目的、媒体に応じた言葉を用いる」(P.6)

「ウ」の部分は、以下のような印象です。

  • 「ございます」→NG
  • 「申します」「参ります」→原則NG
  • 「おります」「いたします」→推奨

「申します」「参ります」については、文末が「使わない」で、「ただし」と続いているので、逆接的な内容(「使う」べき表現)が後に続くと予測しながら読み進めました。すると、「おります」「いたします」の文末が「用いる」なので、使用を推奨しているような印象を受けた次第です。

これでは、「おります」「いたします」を連呼されるのではないかと危惧します。一対一のやりとりであるメールや紙の通知文などであればともかく、ウェブサイトなど不特定多数に向けた文章では、「います」「します」とシンプルに言い切って、1文を1文字でも短くしたほうが効率的に理解できると考えます。

「おります」「いたします」も、「申します」「参ります」と同様に、

「読み手に配慮する特別な場合を除いては使わない」

とするか、あるいは記載しなくてもよいかと思います。言及するのであれば、

「必要に応じて用いてもよいが、むやみに使わない」、「多用しない」

などとしていただきたいものです。

また、「解説・広報等における文末は」とあるので、「(付)「新「公用文作成の要領」(仮)」解説(案)」にある

「情報を簡潔に伝えるときは、「である・だ」も使用する。」

も記載してはどうでしょうか。こちらのほうが、「おります」「いたします」を推奨することより、必要な記述かと思います。

 

(2) 「Ⅲ 伝わる公用文のために」の「2 標題・見出しの付け方に当たっては、次のような工夫をする」(P.7)


「ア」の例文は、僭越(せんえつ)ながら、すばらしいものだと感じました。
行政にありがちな、「事業年度+事業名称+について」という標題は、読む気力を失わせます。「~についてのどんな情報なのか」がわからず、わからないまま読み進めるので、理解も妨げます。

標題や見出しは文章の「ラベル」――つまり、文章の概要を示すものではないでしょうか。そのため、ここに書かれているように、具体的なものとすべきであると考えます。行政内部であればともかく、組織外に発出する文書は、具体的な標題・見出しにしていただけることを期待します。

 

【2】「(付)「新「公用文作成の要領」(仮)」解説(案)」に対する意見

 

(1) 「Ⅱ 用語の使い方 Ⅱ-1 法令・公用文に特有の用語の扱い」の 「及び・並びに」(P.21)

三つ目の例は、改善の余地があると思います。

一つ目と二つ目の例には、「両者」「全て」と記載があります。三つ目も、「全て」と明記しなければ、「どれか(どちらか)一つだけでも良い」と誤解する人も出てくるのではないでしょうか。

具体的には、以下のような改善を提案します。


→ 次に挙げることに配慮する。 ・鉄道の整備と安全の確保 ・鉄道事業の発達と改善

↓↓↓↓↓

→ 次に挙げること全てに配慮する。 ・鉄道の整備と安全の確保 ・鉄道事業の発達と改善

 

 

(2) 「Ⅱ-6 文書の目的、媒体に応じた言葉の使い方」の「ウ 敬語など相手や場面に応じた気遣いの表現を適切に使う」(P.27)

 

前述(【1】(1))のとおり、改善を期待します。

 

(3) 「Ⅲ-2 標題、見出しの付け方」の「ア 標題(タイトル)では主題と文書の性格を示す」(P.31)

一つ目の例の「新国立体育館について → 新国立体育館建設工事の進捗状況について」を見ると、タイトルや見出しに「~について」を使うことを推奨しているような印象です。「~について」では、「~についての何なのか」がわからないので、「お手本」とすべきものではないと思います。

行政内部での使用を禁止することはないかもしれませんが、「これが正しいルールだ」、「推奨している」と誤解されないよう、以下のように修正してはどうでしょうか。


……取り上げる事柄を特定できるようにする。また、その主題についてどのようなメッセージを送るのか、報告、提案、回答、確認、開催、許可などの言葉を使って文書の性格を示す。「…の進捗状況に関する報告」などとするか、「…の進捗状況について(報告)」のように括弧を用いることもできる。
例)新国立体育館について → 新国立体育館建設の進捗状況に関する報告

標題の文字数は、……

なお、前述(【1】(2))のとおり、「新「公用文作成の要領」(仮)(案)」の「Ⅲ 伝わる公用文のために」の「2 標題・見出しの付け方に当たっては、次のような工夫をする」(P.7)の「ア」の三つの「例」はすばらしいと思います。「公用文作成の要領」本体と、付録の解説との整合性を考慮しても、本体の例文に合わせるべきではないかと考えます。

 

以上です。

 

 

 

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新「公用文作成の要領」の影響その1 教科書が変わる!

12月8日から21日まで、「新「公用文作成の要領」(仮)」(案)に関する意見を募集しています▼

 

「公用文? 役所の文書でしょ? 興味ないし~」

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って言うなかれ。

あの、ちょー意味不明なお役所文章(笑)を
改善しましょう! って動きなわけですし、
学校の教科書や民間企業の文書にも
影響があるんですよー

1.学校2.企業3.身近な役所と、
それぞれ影響を考えてみます。

 

今回は、1.学校。

コンマからテンへ

小中学校の教科書で、横書きのものは、
読点「、」ではなく、コンマ「,」で
書かれているってご存じですか?

 

そんなことあるわけない!
という方も多いのですが、
そんなこと、あるんです。。。

 

参考:公用文の横書きのコンマ、時代遅れ?68年後の見直し案|朝日新聞(2020年12月27日 8時00分)※有料会員記事

 

そう。
「横書きではコンマを使う」って、
「公用文作成の要領」に書いてあるからなんです。

それを今回、70年ぶりに見直して、
「横書きではテンを使う」ということを
国語の専門家が提案したというわけです。

 

名→姓から姓→名へ

ほかにも、ローマ字で名前を書くときに、
Junko Oda と姓を後に書いていたものが、
Oda Junko と逆になるみたいですよ。

 

ちなみに、高校の国語の教科書も大きく変わります。

 

参考:22年度から使用、高校教科書 国語「現代社会のよう」 論理的思考養成に重点|毎日新聞(2021/3/31 東京朝刊)※有料記事

※これはまた、別の記事で書きたいと思っています。

 

ということで、次回は、
「新・公用文作成の要領」が
企業に与える影響について
書こうと思います。

 

 

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「させていただきます」考 再び

「させていただく」を、どうしても使ってしまいます。

「いたします。」では、相手に対する敬意がイマイチというか、少し突き放した感じがするのです。

「取り下げさせていただきます。」を「取り下げいたします。」と言うと、一方的に取り下げる感じがしてしまいます。

このような質問をいただきました。

 

結論から言うと、大切なのは、

(主に)相手(聞き手・読み手)に不快感を与えないかどうか

ということです。

そのため、時と場合によって、使ってよいかどうかの判断が変わります。

 

まずは「敬語の指針」でおさらい

「敬語の指針」(平成19年2月2日文化審議会答申)には、次のような説明があります。

基本的には,自分側が行うことを,ア)相手側又は第三者の許可を受けて行い,イ)そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちのある場合に使われる。
(中略)
なお,ア ,イ)の条件を実際には満たしていなくても,満たしているかのように )見立てて使う用法があり,それが「…(さ)せていただく」の使用域を広げている。
(中略)
その見立てをどの程度自然なものとして受け入れるかということが,その個人にとっての「…(さ)せていただく」に対する「許容度」を決めているのだと考えられる。

……ということで、「許容」されるかどうかは、極論を言えば、個人の自由。

入学試験や検定試験を受けるのでなければ、「させていただく」を好きに使ってよいわけです。

ただ、私としては、使うべきではないと考えるケースがあります。

 

「させていただく」は怒りや敵意も表現できる

テレビドラマで、ときどき見るシーン。

事実と異なる記事を書かれた! 名誉棄損だ!

医師のミスで家族が命を落とした! 医療ミスだ!

訴えさせていただきます!


Ikari

 

これは、相手の許可を得ていない。

それに「恩恵を受ける」という感謝の気持ちでもない。

あきらかに「敵意」「怒り」ですよね。

昭和のドラマだと、夫婦げんかをした妻が、

実家に帰らせていただきます💢

と、夫に言い放つシーンもありましたね(笑)

 

こんなふうに、「敬語の指針」にある(ア)(イ)に当てはまらない使い方もあります。

それどころか、「第1 基本的な認識」に書かれている

敬語は,人と人との相互尊重の気持ちを基盤とすべきものである

といった記述にも当てはまりません。

 

でも、ドラマなどで見聞きするせいか、特に違和感がないですよね?

そのため、このような怒りや敵意により、あてつけで「させていただく」と言っているんだ……と受け止められることだってあると思いませんか?

相手が不快に思うおそれがある場合は、使わないほうがいいに決まっています。

 

「させていただく」を使わないほうが良いケース

では、どんな場合に不快に思われてしまうでしょうか。

例えば、役所で

  • 延々、待たされた
  • 高額な保険料や税額の通知が来た
  • 申請したのに却下された
  • せっかく来たのに窓口が閉まっていた
  • 家を出るときに家族とケンカをした

……などの理由でイライラしているとき。

「それは禁止させていただいております」

「本日は休館日とさせていただいております」

「様々な条件を勘案して決めさせていただいております」

「その日はワタクシ、休暇をとら(さ)せていただいております」

なんて言われて、カッチーーーーーン💢💢💢

ってこともあるかもしれませんよ~

 

というわけで、ご質問のケースは、相手が「取り下げろ」と言ったのであれば、相手の許可を得ているので、「取り下げさせていただきます」と言っても良いのではないでしょうか。

「取り下げろ」とは言っていないけど、ネチネチとケチをつけてきたから取り下げる……のであれば、相手との関係性や、そのときの状況、コンテクスト(文脈)によりますね。

対面であれば、しおらしい態度(表情)、声色で、思いは伝わるかもしれません。

メールなど活字だと、状況によっては怒りをかうこともあるでしょう。

取り下げろとは言ってないだろう! オレのせいにする気か?

とか、

安易に取り下げるんじゃなくて、指摘された部分の改善を考えろよっ!

とかって怒られるかも、な~んて思ったり。

 

そもそも敬語って、相手との距離があることを表すのです(ウチとソト)。

だから、「させていただきます」で距離を置かれてしまうと、「あ、怒った? なんか気に入らないのかな?」って思っちゃうかも。

私なら、「なるほど。おっしゃる通りです。これは○○(不公平、時期尚早ナド)でした。取り下げます。ご指摘ありがとうございます」なんて言っていただくと、ご機嫌です♪

 

 

ちなみに、「させていただきます」については、以前、以下の記事を書きました。

こちらも、ご参考までに~

 

 

このような、言葉に対する「違和感」、「モヤモヤ」、ありませんか。

ご質問、お寄せください♪

出張中とか、お仕事の〆切が迫っているとかでなければ、ソッコーでお答えします(笑)

 

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「お大事にされてください」は間違いですか?

  • 時間をかけてゆっくり「休まれて」ください。
  • お大事に「されて」ください。

ついつい使ってしまうのですが、これも敬語の誤用でしょうか。

 

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こんな質問をいただきました。

この方の違和感の原因は、三つあると思います。

順に解説します。

違和感1 「お(ご)~する」は謙譲語では?

「お(ご)~する」は謙譲語です。

例えば、「聞く」という動作の場合、

  • 「先生が私に聞きになる」(尊敬語)
  • 「私が先生に聞きする」(謙譲語)

といった使い分けをします。

つまり、

  • 「聞く」という動作をする人(動作の主体)を敬いたいときは、尊敬語を使う
  • 「聞く」という動作をされる人(動作の客体)を敬いたいときは、謙譲語を使う

わけです。

 

では、

「先生、お大事にされてください」

は、誰が誰を「大事にする」のでしょうか。

 

……「先生が先生(自分自身)を大事にする」のですよね。

そう考えると、謙譲語を使って、「大事にする」という動作をされる人(客体)を敬うのは、まんざら間違いでもないかもしれません?!

でも、「大事にする」という動作をする人(主体)も敬いたい……ということで、「される」と尊敬語も使ってみた、というところでしょうか?!

(「間違いだ」と明言すると、「言葉狩りだ!」と非難・攻撃され、「言葉狩り狩り」※に遭うのも怖いので 笑)

※言葉の使い方を「間違っている」と指摘すると、「言葉狩り」だと言われることがあります。そのような「言葉狩り」を批判することを「言葉狩り狩り」と表現しています。「オヤジ狩り狩り」的な(笑)

 

違和感2 「れる」は尊敬? 受け身?

「れる(られる)」という助動詞には、

  1. 可能
  2. 自発
  3. 受け身
  4. 尊敬

と四つの意味があります。

そのため、「先生、お大事にさてください」と言うと、「家族とか誰かに大事にされる」といった「受け身」にも解釈できますよね。

 

ということで、間違いだとは言いませんが、私は「お大事になさってください」と言います。

 

違和感3 「される」 < 「なさる」 の気がする……

ちなみに、「休まれてください」に関しては、特に間違っているわけではありません。

(「お休みされてください」はちょっとダメかなwww)

でも、私なら「お休みください」と言います。

 

……と、ここまで説明して、質問者ご本人は、

「お大事になさってください」を使える大人を目指します

とのことでしたが、いまひとつ、腑に落ちないご様子。

おそらく、

なぜ、「されてください」に違和感があり、「なさってください」だとイイ感じがするのか

ということに対して、今度はモヤモヤしたのではないでしょうか。

 

それについては、

先生が言われた

と言うより、

先生がおしゃった

と言ったほうが、なんかカッコいいですよね。

それと同じなのだと思います。

 

「れる(られる)」をくっつければ、たいていの動詞は尊敬語にすることができます。

でも、「おっしゃる」とか「召しあがる」、「お越しになる」といった表現のほうが、「ちゃんとした感」がありますよね。

逆に「れる(られる)」は、「尊敬」以外にもいろんな意味を持つ助動詞ですから、「お手軽感」があるというか。

 

だから、「お(ご)~なさる」という表現のほうが、「ちゃんとした敬語」感があるんだと思いますよ。

そんなことをお伝えしたら、「とても腹落ちしました」とのことでした。

めでたし、めでたし✨

 

このような、言葉に対する「違和感」、「モヤモヤ」、ありませんか。

ご質問、お寄せくださいね♪

 

 

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「お出会いする」という敬語はおかしくないですか?

ある著名な政治家が、スピーチや著書などで好んで使う表現、「お出会いする」。

どうにも違和感があるのですが、これは正しい敬語表現でしょうか。

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そんな質問をいただきました。

そこで、その「違和感」の理由を探ってみます。

 

まず、「お(ご)~する」という表現は、敬語の種類で言うと、「謙譲語」と呼ばれるものです。

つまり、「~する」という動作をされる人(動作の客体)に対する敬意を表すものです。

 

でも、「出会う」というのは、偶然性が高い。

意図的に行った動作ではないわけです。

そのため、敬語を使うと違和感があるのではないでしょうか。

 

もし、出会えたことに感謝し、相手に敬意を表するのであれば、

  • お会いできた
  • お知り合いになれた
  • ご縁をいただいた

といった表現が考えられます。

 

さらに、私の師匠のご意見もうかがいました。

その結果、

出会いというのは「AさんとBさんの出会い」とも言えるように、2人で同時に同じ行為をしている訳ですから、どちらか一方の動作に限定できないように思います。

尊敬語も謙譲語も、どちらか一方の行為を表すものですから、そもそもこの表現になじまないのかもしれません。

とのご指摘をいただきました。

さらに、

「AさんがBさんとご結婚された」というのが反例になるかもしれませんが、「ご結婚」はすでに「ご結婚のお祝い」のように名詞としても定着していますので、「する」を付け易いのでしょうね。

とのことでした。

 

皆さんの「激しい違和感」の理由が解消されたでしょうか(笑)

こんなご質問、どんどんお寄せくださいね♪

 

 

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バカにされない敬語の使い方

敬語って、

  • なんとなく使ってるけど、ちゃんと使えている人

と、

  • なんとなく使って間違っちゃっている人

がいるんですよね。

 

でも、敬語くらい間違えていたって、
言いたいことは伝わります。

ただ、敬語をたくさん使って
そのせいで文が長くなると、
言いたいことが伝わらなくなります。

 

そこで!

「敬語の使い方」の基本を解説する動画を作りました。

  • 尊敬語、謙譲語、丁寧語の使い分け方
  • 間違った敬語の使い方
  • 過剰な敬語

などを解説しています。

あれもこれも話そうとしたら、
30分を超えてしまいましたが💦

倍速で見ていただけるといいかと思います(笑)

 

動画を見て感想やご意見をくださった方には、

令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』(学陽書房)

をプレゼントします!!!

ぜひぜひ、ご覧いただき、メールやメッセンジャーなどで感想・ご意見をお寄せくださいませ~

 

動画はこちらです▼

 

 

 

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略語・略称の書き方

今日は、質問への回答です。

令和時代の公用文 書き方のルール―70年ぶりの大改定に対応』(学陽書房)のP.98にある「略語への対応」に関連して、次の質問をいただきました。

規程においては大抵、最後の方に改廃条文(規定)が出てきます。この場合、上の方の条文の中で、「○○○○○○理事会(以下、理事会という。)」という記載をしていれば、最後の改廃条文でも、「この規程の改廃は、理事会の議を経て……」と略すのが普通と思います。

ところが、ある人に「改廃条文はきわめて大事なので、正式名称を記載すべきだ」と指摘されました。

上の方からずっと略していて、この条文の箇所だけ正式名称に戻すのは、整合性がとれないと思いますが、いかがでしょうか。

はい。
ご指摘のとおりですね。

略語を使うときは、初出で「以下、○○という」などと書いて、後はずっと略語を使います。

逆に、略したり略さなかったりすると、わかりにくくなりますよね。

また、規程など、法令文に準じて書く必要がある文章では、「大事だから」という理由で、赤字にしたり下線を引いたりといった「強調」表現をしないことにも通じるかと思います。

 

 

ただ、私は法令文の専門家ではないので、専門書で調べてみました。

 『新訂 ワークブック法制執務 第2版』(法制執務研究会  編集/ぎょうせい)P.99には、次のように書かれています。

  • 略称規程は、(中略)通常、当該法令文中でその表現が最初に用いられるところで、括弧書きにより書かれることになる
  • 定義規程も略称規程も、特にその及ぶべき条項を限定した場合を除いては、その法令の附則及び別表等にも及ぶものとされている(ただし、一部改正法の附則には及ばない)

 

ちなみに、「法律の専門家」というと、弁護士など士業の先生が思い浮かぶかと思います。

でも、士業の方は、契約書や約款などを書くことはあるかもしれませんが、法律を書くことはないのでは。

そういう意味で、「法令文を書く専門家」として、官僚……つまり、国のお役人で法律を作っていた方に聞いてみたんです。
「法律の書き方って、どうやって学ぶ? 調べる? んですか?」って。

その答えが、『ワークブック法制執務』だったというわけです。

条例、規則、規程、要綱などを書くときは、これで調べたほうがいいですね。

契約書や約款なども同じかと思います。

 

 

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「お役所文書」はお手本になる?

週刊東洋経済「2021年8/7-14 合併特大号」に寄稿しました。

「隙がないビジネス文書は役所の文章を研究せよ」とのタイトルです。

 

そもそも、「役人が書くような、隙のない文章の書き方を解説してほしい」とのオーダーでした。

 

でも、本当に「隙がない」のかなぁ?
と私自身、疑問に思い……

Facebookで、

「これは隙がなくて手本になる!」っていうお役所文章、見たことありますか?

と、友達に聞いてみたところ、

  • そんなの、万が一にもない(笑)
  • 意味不明具合に隙がないお手本はよく見ます
  • 「隙がない」ってどういう意味?
    「取り付く島もない」って意味なら、そうだけど。

などなどのコメントが💦

そこで、結局、次のように書きました。

公務員の書く「お役所文章」は、非の打ち所がない。まねておけば、格式高く、隙のない文章が書ける――。もし、単純にそう思っている人がいたら、それは非常にキケンであることを、まずはお伝えしたい。

筆者は元公務員であり、数多くの「お役所文章」を読んだり書いたりしてきた。現在は独立し、文章の危機管理コンサルタントとして、文章の書き方に関する書籍を書いたり、コンサルティングや講演を行ったりしている。

そんな中で繰り返し目にするのは、ちょっとした勘違いによって、突っ込みどころのある「隙のある文章」を書いてしまっているケースだ。

これは役所だけではなく、企業も同じである。いったい、どこがキケンなのか、以下で解説する。

 

……続きは、「週刊東洋経済」の記事をお読みくださいね(笑)

 

 

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«『令和時代の公用文 書き方のルール』に書き忘れた話(汗;)